PROFIL UNIT PENJAMINAN MUTU

POLITEKNIK KESEHATAN PALEMBANG

 

Unit Penjaminan Mutu (UPM) Poltekkes Kemenkes Palembang dipimpin oleh Kepala Unit Penjaminan Mutu (Ka. UPM) yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan secara teknik dibawah pembinaan Pudir I.  Setiap program studi juga terdapat Sub Unit Penjaminan Mutu yang bertanggungjawab dilaksanakannya sistem penjaminan mutu di  program studi masing-masing.

 

Visi :

Menjadi unit yang konsisten dan terpercaya dalam memfasilitasi pelaksanaan siklus sistem penjaminan mutu internal secara sinergis di Poltekkes Kemenkes Palembang.

 

Misi :

  1. Melaksanakan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik secara berkelanjutan pada seluruh unit kerja di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang
  2. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan siklus penjaminan mutu akademik dan non akademik di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang
  3. Melakukan audit mutu internal dalam bidang akademik dan non akademik di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang
  4. Mengawal akreditasi institusi dan sertifikasi unit kerja di lingkungan Poltekkes Kemenkes Palembang
  5. Meningkatkan budaya mutu organisasi seluruh stakeholders.

 

Pada tingkat Direktorat Poltekkes, Unit Penjamin Mutu dipimpin oleh seorang Kepala Unit dengan dibantu oleh Koordinator audit eksternal, koordinator audit internal dan kooedinator pengendalian dokumen dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Kepala Unit Penjaminan Mutu bertanggung jawab langsung kepada Direktur, serta berkoordinasi dengan para Pembantu Direktur dan kepala unit-unit kerja dalam pelaksanaan penjaminan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang.

 

   

 

Tim Unit Penjaminan Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang

Kepala Unit Penjaminan Mutu            : Devi Mediarti, S.Pd, S.Kep, M.Kes

Anggota UPM Direktorat                      :

  • Intan Kumalasari, APP, MKM
  • Sri Endriyani, S.Kep, Ns, M.Kep
  • Sari Wahyuni, SST, M.Keb

Anggota Sub UPM Jurusan                  :

  • Dr. Pitri Noviadi, S.Pd, M.Kes (Keperawatan)
  • Imelda Telisa, S.Gz. MP (Gizi)
  • Kharisma Virgian, SST, M.Keb (Kebidanan)
  • Sarmalina Simamora, Apt, M.Kes (Farmasi)
  • Witi Karwiti, SKM, MPH (Analis Kesehatan)
  • Sri Wahyuni, M.Kes (Keperawatan Gigi)

Tugas Pokok dan Fungsi Unit Penjaminan Mutu :

  1. Perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal secara keseluruhan di Poltekkes Kemenkes Palembang.
  2. Penyusunan perangkat dokumen (kebijakan mutu, manual mutu dan standar mutu) yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
  3. Pengembangan sisitem informasi penjaminan mutu.
  4. Pelaksanaan monitoring sistem penjaminan mutu
  5. Pelaksanaan audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu.
  6. Penyusunan laporan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal.
  7. Melakukan koordinasi dengan sub unit penjaminan mutu di masing-masing jurusan.

 

Poltekkes Kemenkes Palembang telah merumuskan dokumen dalam bentuk Manual Mutu, Kebijakan Mutu SPMI sesuai SK Direktur dengan nomor SK HK.02.04/1.1/1136.a/2015 pada tanggal 12 Mei 2015, Standar Mutu, dan Prosedur Kerja, Kebijakan dan Prosedur Audit (Manual Audit), Borang Audit (Pendidikan, pengabmas dan Penelitian).

Poltekkes Kemenkes Palembang memiliki 56 standar SPMI yang terdiri dari: 24 standar nasional pendidikan tinggi, terdiri dari 8 standar pendidikan, 8 standar penelitian dan 8 standar pengabdian agar dapat dilaksanakan di semua program studi.  Poltekkes Kemenkes Palembang juga telah menetapkan 32 standar turunan yang merupakan standar turunan dari standar SPMI Poltekkes Kemenkes Palembang, yang meliputi : 15 standar turunan Akademik dan 17 standar turunan Administrasi Umum.

Sub Unit Penjaminan Mutu juga melaksanakan Prosedur Kerja dibuat sebagai pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan indikator penilaian kinerja dari setiap aspek managemen yang berada pada Poltekkes kemenkes Palembang, disamping itu juga sebagai upaya menjaga sistem pendokumentasian yang terkendali dimana pada setiap Prosedur Kerja (PK) sebanyak 137 PK yang dirumuskan memuat formulir-formulir kerja (Fr), sistem pengendalian dokumen ini mengikuti pedoman ISO 9001:2008.

 

Sasaran mutu Perguruan Tinggi. Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang disusun guna mencapai  visi dan misi Poltekkes Kemenkes Palembang,dan disusun pertahun.

Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang tahun 2017, yaitu :

Sasaran mutu akan dimonitoring oleh UPM setiap semester dan di akhir tahun dilakukan evaluasi sebagai dasar untuk penyusunan sasaran mutu tahun berikutnya.

 

Poltekkes Kemenkes Palembang telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT) sesuai dengan amanah undang-undang Nomor 12 tahun 2012 dengan melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal dengan dibentuknya Unit Penjaminan Mutu pada 11 Juni 2012 Poltekkes Kemenkes Palembang membuat KOMITMEN untuk Menerapkan dan Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan pada tanggal 22 Juli 2013 Politeknik Kesehatan Palembang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dari Badan Sertifikasi yaitu SAI Global dengan nomor sertifikat: QEC30343.

Pengelolaan sistem manajemen mutu Poltekkes Kemenkes Palembang mengacu pada pedoman sistem penjaminan mutu internal (SPMI) dan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008. Dalam pelaksanaan peningkatan dan pengendalian mutu Poltekkes Kemenkes Palembang melaksanakan 56 standar SPMI, 137 Proseder Kerja (PK), melaksanakan Audit Mutu Internal, Evaluasi Dosen dan survey kepuasan pelanggan secara berkala.

Pelaksanaan sistem penjaminan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang juga dilakukan dengan Audit Mutu Internal dan Audit Mutu Eksternal. Unit Penjaminan Mutu Poltekkes Kemenkes Palembang telah merumuskan Manual Audit yang berisikan Kebijakan audit dan Borang Audit sebagai acuan dalam pelaksanaan audit internal yang dilakukan secara berkala setiap 6 bulan sekali dan dilaksanakan oleh tim auditor yang di tugaskan langsung oleh Direktur. Auditor mencocokkan dan melihat kesesuaian dan ketidakkonsistenan pada pelaksanaan standar SPMI yang tercantum dalam borang audit,  prosedur kerja pada setiap bagian yang akan di audit, selanjutnya auditor merumuskan rekapitulasi hasil temuan audit bersama auditi.

Rekapitulasi hasil temuan audit disusun dalam laporan untuk dilakukan pengkajian ulang di tingkat manajemen dalam rapat tinjauan manajemen dengan tujuan merencanakan tindak lanjut temuan audit. Hasil rapat tinjauan manjemen ini juga dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan dan kebijakan pihak pengelola dalam pelaksanaan proses pendidikan, penelitian, pengabmas dan tata kelola.

Penentuan rencana tindak lanjut terhadap peningkatan mutu Poltekkes Kemenkes Palembang dilaksanakan sesuai hasil temuan Audit Mutu Internal. terdapat dua kategori temuan yang akan ditindaklanjuti yaitu temuan Minor dan Temuan Mayor. Temuan Minor akan segera ditindaklanjuti dalam waktu yang telah disepakati antara auditor dan auditi, sedangkan temuan yang sifatnya Mayor harus menjadi prioritas kebijakan untuk ditindaklanjuti.

Persiapan Audit Internal meliputi: 1). Membentuk Tim Auditor yang berasal dari masing-masing Prodi; 2). Menyusun jadwan audit internal; 3). Melakukan pertemuan dengan auditor untuk menyusun instrumen sebagai bahan audit internal sesuai dengan standar nasional pendidikan Pendidikan Tinggi terutama dalam hal Tridharma Perguruan Tinggi. Instrumen tersebut dituliskan pada formulis audit internal. Tim auditor menetapkan pembagian tugas; 4). Memberitahukan perihal pelaksanaan audit internal kepada auditi satu bulan sebelumnya.

Proses pelaksanaan audit internal dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan bersama. Audit internal dilaksanakan pada jam kerja yang dikoordinir oleh Unit Penjaminan Mutu. Audit diawali dengan pertemuan Tim Audit dengan Pengelola di Prodi yang tempat audit. Dalam pertemuan disampaikan hal-hal yang harus disiapkan oleh audete termasuk dokumen. Kemudian Auditor melakukan audit. Selesai melakukan audit maka tim auditor mengadakan pertemuan kembali dengan pengelola dan orang yang ditemui saat audit untu melakukan klarifikasi temuan-temuan, setelah ada kesamaan persepsi tentang temuan tersebut kemudian auditor menanyakan audete waktu untuk dilakukan tindaklanjut hasil temuan tim auditor dan auditi menandatangani dokumen audit internal kesepakatan untuk koreksi dan tindak lanjut.

Hasil audit internal akan dibuat laporan dalam waktu 3-4 minggu setelah audit kepada Penanggungjawab audit internal yaitu Unit Penjaminan Mutu untuk dilakukan verivikasi. Laporan audit Internal disampaikan kepada PUDIR I. Selanjutnya Merekap hasil audit internal untuk ditindaklanjuti sebagai masukan bahan rapat tinjauan manajemen yang di pimpin oleh Direktur. Temuan yang diperoleh pada setiap prodi berbeda-beda sehingga hasil temuan bermanfaat bagi prodi lainnya untuk memperbaiki sehingga pada audit berikutnya tidak ditemukan masalah yang sama.

Pelaksanaan audit mutu internal merupakan tanggungjawab Unit Penjaminan Mutu (UPM) yang dipimpin oleh Kepala Unit Penjaminan Mutu (Ka. UPM) yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur dan secara teknik dibawah pembinaan Pudir I.  Setiap program studi juga terdapat Sub Unit Penjaminan Mutu yang bertanggungjawab dilaksanakannya sistem penjaminan mutu di  program studi masing-masing.

Kegiatan audit mutu internal yang telah dilakukan Poltekkes Kemenkes Palembang  meliputi: Standar Isi, Standar Proses, Standar Kompetensi Lulusan, Standar Pendidik dan Kependidikan, Standar Sarana dan Prasarana, Standar Pengelola, Standar Pembiayaan, Standar Penilaian Pendidikan, Standar Penelitian dan Standar Pengabdian Masyarakat dengan beberapa standar turunannya. Poltekkes Kemenkes Palembang telah tersertifikasi ISO 9001:2008  pada bulan Juli 2013, karena sertifikat tersebut harus dipertahankan, maka audit internal standar ISO 9001:2008 harus tetap dilaksanakan. Adapun dokumen yang terkait dengan standar tersebut adalah  Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Kebijakan Mutu dan Enam Prosedur Mutu, meliputi: Prosedur Pengendalian Dokumen,Prosedur Pengendalian Rekaman,  Prosedur Audit Internal, Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian, Prosedur Tindakan Koreksi, Prosedur Tindakan Pencegahan, yang kesemuanya berkaitan dengan proses pembelajaran.